Numerosos trámites administrativos con la Administración Pública se realizan actualmente de forma online. Para las empresas, autónomos y entidades con o sin personalidad jurídica, es obligatorio comunicarse con administraciones como la Tesorería de la Seguridad Social o la Agencia Española de Administración Tributaria, exclusivamente de forma telemática.
Sin duda, esto supone una oportunidad para asesorías fiscales y laborales, ya que para poder hacer cualquier trámite se requiere un certificado digital que nos permita identificarnos electrónicamente con la seguridad necesaria en las sedes electrónicas de la administración pública.
Sin embargo, también es un reto muy significativo, por el que todas las asesorías deben estar preparadas para gestionar cualquier trámite de forma online en todos sus procesos. La estandarización y centralización de los certificados digitales de los clientes, así como el control de su renovación o la emisión de nuevos certificados, podría realizarse de forma más rápida y eficaz a través de soluciones como CertiBox.
¿Qué trámites online deben gestionar autónomos y empresas con la Administración Pública?
Desde la presentación de los modelos trimestrales y anuales del IVA, el Impuesto de Sociedades o las retenciones del IRPF, hasta la recogida y lectura de cualquier notificación electrónica de cualquiera de las 10.000 administraciones, se realiza de forma telemática.
Esto implica que tanto las comunicaciones y declaraciones que nosotros realizamos, como la respuesta que recibimos de las administraciones, se realizan vía online.
Las empresas, autónomos y entidades sin personalidad jurídica suelen delegar la vigilancia, recogida y lectura de las notificaciones electrónicas en las asesorías, ya que dedicar tiempo a este proceso es una tarea rutinaria y de gran complejidad, por el número de administraciones que nos pueden enviar notificaciones.
Es aquí donde se abre una ventana de oportunidad para las asesorías, que deben gestionar estos procesos administrativos por vía electrónica, utilizando soluciones como CertiBox, que les permitan vigilar y recoger las notificaciones puestas a disposición de cada cliente.
Si el cliente no dispone de un certificado digital, es necesario obtenerlo para poder realizar los trámites con las administraciones. No sólo es poco productivo tener que personarse en la administración pública para hacer este tipo de trámites, como se hacía anteriormente, sino que ahora no está permitido para empresas, autónomos ni entidades sin personalidad jurídica.
Si bien la tramitación online con la administración pública supone una gran oportunidad para que las asesorías se digitalicen, no todas están preparadas para gestionar los procesos administrativos de forma electrónica con una metodología de trabajo eficaz y productiva que reduzca los riesgos de cometer errores.
Cómo gestionar los trámites online en tu asesoría
Este suele ser el origen de muchas dificultades en la gestión de los trámites online por parte de las asesorías:
Los certificados digitales pueden caducar pocos días antes de tener que presentar una declaración.
Si no se lleva un control de cuánto hay que renovar los certificados, el riesgo operativo para la asesoría y el cliente es alto.
Lo ideal es utilizar sistemas que permitan emitir o renovar certificados digitales sin necesidad de desplazamientos, ni por parte del cliente, ni de la asesoría.
A la hora de gestionar procesos administrativos, las asesorías necesitan poder controlar todas las notificaciones de cada cliente. Éstas se ponen a disposición del destinatario en la sede electrónica correspondiente a la administración que la emite. Sin embargo, la mayoría de las asesorías no disponen de tiempo para consultar manualmente todas las sedes electrónicas.
En definitiva, para que las asesorías puedan gestionar eficazmente los trámites online, en lo que respecta a recibir información por parte de las administraciones, necesitan estandarizar la emisión, renovación, gestión y almacenamiento de los certificados digitales suyos y de sus clientes.
Esto sólo se puede hacer con una solución online como CertiBox, que es la clave para hacer los trámites online de forma eficaz. Con esta solución podrás emitir y almacenar de forma segura los certificados digitales de todos tus clientes. Esto te permitirá realizar los trámites online con cada una de las administraciones sin dificultades técnicas en el proceso.
Además, gracias al servicio de vigilancia de notificaciones electrónicas, no tendrás que consultar, leer y descargar las notificaciones electrónicas puestas a disposición de tus clientes. Debe tenerse en cuenta que el plazo máximo a partir del cual se dan por notificadas es de tan sólo 10 días, por lo que, si se sobrepasa ese tiempo y no se ha llevado a cabo una vigilancia adecuada de las notificaciones, corres el riesgo de no atender a los requerimientos de dicha administración.
El resultado puede desembocar al final en sanciones para tu cliente, que al recibir un mal servicio puede cambiar de asesoría, o incluso en caso de negligencia, es posible que incluso pueda emprender acciones legales al no ser el causante del perjuicio ocasionado.
CertiBox es la solución definitiva para que tu asesoría pueda gestionar eficazmente los trámites online con las administraciones. Evita riesgos en el corto y largo plazo y adopta un sistema organizado, seguro y eficaz para la gestión de los certificados digitales, lo que es imprescindible para ser productivos y gestionar correctamente los trámites en el tiempo y forma estipulado.
Si quieres empezar a usar CertiBox en tu asesoría, contacta ahora con nosotros.
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