Renovación del certificado digital: ¿cómo hacerlo?
La renovación del certificado digital puede presentar dificultad para las asesorías que se encargan de gestionarlos. La necesidad de desplazarse supone un inconveniente para los clientes, y además es necesario controlar los plazos para que el certificado no se caduque y haya que solicitar uno nuevo.
A fin de que puedas aplicar la forma más cómoda, eficaz y productiva de gestionar la renovación de certificados digitales de tus clientes, hemos preparado este artículo para que tu asesoría conozca las diferentes formas de renovar un certificado digital, sus pros y sus contras.
CertiBox es la solución que te permite mejorar los procesos en tu asesoría, con servicio de gestión de emisión, almacenamiento y renovación de certificados digitales tuyos y de tus clientes sin necesidad de desplazarte.
¿Cómo se renueva el certificado digital?
Todos los certificados digitales tienen una fecha de caducidad. El plazo de validez de los certificados digitales depende de cada Autoridad de Certificación. En el caso de la FNMT, el plazo es de 2 años para personas jurídicas y 4 para personas físicas, pero todo depende de la Autoridad de Certificación que haya emitido dicho certificado. Cuando se cumple la fecha, la autoridad certificadora invalidará el certificado, y por tanto no tendrás opción de seguir realizando trámites con él. Tendrías que solicitar un certificado desde el principio.
Cuando tenemos una asesoría y gestionamos cientos o incluso miles de certificados digitales, gestionar la renovación de éstos puede ser complejo. En primer lugar, hay que evitar que expire el plazo. La FNMT suele avisar 60 días antes de que expire y puedes renovarlo hasta que el periodo de validez del certificado haya finalizado. Si no lo haces, será necesario solicitar uno nuevo, y esto puede requerir la identificación presencial del titular del certificado, lo que será un problema para tu cliente.
No obstante, hay autoridades de certificación que pueden emitir certificados con un plazo menor para la renovación, de 1 año o incluso de 1 día, por lo que si tienes que gestionar certificados con plazos tan diferentes, los procesos de renovación pueden volverse mucho más complejos y lastrar tu productividad.
Comprobar las fechas de todos los certificados que tienes en un navegador es también complejo. En Google Chrome, por ejemplo, tienes que entrar en la opción "Privacidad y seguridad" y ver cuál es la fecha de caducidad del certificado. No puedes estar haciendo esta operación continuamente, por lo que lo ideal sería poder gestionar todos los certificados de forma centralizada y tener claro cuándo van a caducar. El riesgo de que el certificado digital caduque justo unos días antes de tener que presentar una declaración es alto. Si resulta que a varios clientes les caduca el mismo día, puedes tener serios problemas para cumplir los plazos, por lo que conviene tenerlo muy en cuenta.
Las 3 formas de renovar el certificado digital para tu asesoría
Veamos las posibles formas de renovar el certificado digital en tu asesoría y cuáles son las ventajas e inconvenientes de cada una.
Renovación con desplazamiento
Cuando queremos renovar el certificado digital, pero han pasado más de 5 años desde su emisión, es necesario acudir a una oficina de registro. Esto implica la necesidad de desplazarse para efectuar la renovación o la nueva solicitud, lo que supone un inconveniente para las asesorías y para sus clientes.
Ocurre lo mismo cuando hablamos de certificados digitales con plazos de expiración de 1 año o menos tiempo. Si la renovación requiere desplazamiento, esto supone complicaciones y altas posibilidades de problemas en la gestión para tu asesoría. Gestionar las renovaciones de múltiples certificados cuando es necesario el desplazamiento supone una gran pérdida de tiempo y dificultades operativas para las asesorías que gestionan los certificados digitales de sus clientes y los utilizan habitualmente para presentar sus declaraciones.
El desplazamiento hace que el proceso sea más largo y se tarda más tiempo en obtener el certificado digital, ya que hay que solicitar cita previa. Esto puede dificultar la operativa a la hora de realizar trámites. Tienes que controlar los plazos, solicitar cita previa, vigilar que no coincida con el plazo de expiración para la presentación de declaraciones... Se pueden producir una gran cantidad de errores y problemas de gestión sólo debido al hecho de tener que renovar decenas de certificados en poco tiempo.
Además, esto sólo se puede hacer si se dispone del certificado digital anterior y si éste no ha sido revocado por exceder la fecha de caducidad. Si el certificado ha caducado, hay que seguir el mismo proceso que cuando se solicita por primera vez. En este caso, debes solicitar el certificado de forma online y luego acreditar la identidad antes las oficinas de registro con la documentación que te soliciten para tu tipo de certificado.
Renovación telemática
Una baja productividad como consecuencia de realizar muchas tareas manuales que no aportan un beneficio directo a la empresa, implica mayores costes. Tus empleados podrán hacer menos tareas al mismo tiempo y, por tanto, la hora trabajada tendrá una menor relación coste/beneficio y podrás abarcar menos clientes.
Aumento de la competitividad
Debido a la pandemia de la Covid-19 y la dificultad del desplazamiento para los ciudadanos y los funcionarios de las Administraciones Públicas, se implantó un nuevo sistema de identificación presencial, que permitía el reconocimiento biométrico de los ciudadanos por medios telemáticos. Este sistema se ha extendido más allá de la pandemia, como se puede ver en la Orden ETD/465/2021, del 6 de mayo, donde se establecen las condiciones para la identificación de los ciudadanos de forma remota por vídeo para poder expedir los certificados electrónicos.
Renovación sin desplazamiento
Para evitar dificultades en la gestión de las renovaciones de los certificados digitales, lo ideal es que no sea necesario el desplazamiento para identificarse. Si bien es cierto que durante los primeros 5 años desde la emisión puede renovarse el certificado sin necesidad de desplazarse (siempre que no se haya renovado), transcurrido este plazo será necesario volver a hacerlo a menos que utilicemos esta tercera vía de renovación. La forma más cómoda de que el cliente no tenga que volver a identificarse es renovar el certificado digital a través de CertiBox, con el que puedes solicitar o renovar tu certificado digital de forma automática sin necesidad de desplazamientos, de forma más rápida y con unos trámites más simples.
Certibox, la solución para renovar o solicitar certificados digitales de forma automática
Tu asesoría puede solicitar o renovar certificados digitales para tus clientes de manera mucho más rápida y simple. No es necesario desplazarse hasta las oficinas de registro, ni tampoco identificarse telemáticamente por videollamada.
En primer lugar, no tendrás que estar pendiente de cuándo van a caducar los certificados, ya que el sistema te notifica con un antelación de 65 días cuando van a expirar. Por otra parte, en el caso de que tengas clientes con el certificado caducado y revocado y tengan que solicitar uno nuevo, esto podrá hacerlo de manera más rápida, sin desplazamientos ni citas previas, obteniendo el certificado electrónico al momento.
De este modo, tu asesoría podrá agilizar los procesos y trámites en los que se encuentra, evitando prisas y dificultades en la presentación de las declaraciones por el hecho de que hayan caducado los certificados digitales. Con CertiBox podrás tenerlos centralizados en la nube, de manera que podrás usarlos desde cualquier parte, sin instalar nada. Tus certificados se podrán renovar de manera rápida, evitando problemas a tu cliente y cumpliendo siempre con cualquier trámite en el tiempo y forma adecuados.
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